Должностная инструкция офис-менеджера

Утверждаю
Генеральный директор АО (ООО)
Приказ N ____________________
от "__"_____________ 200 _ г.

                  Должностная инструкция офис-менеджера

     1.  Название  должности:   Исполнительный   ассистент   Генерального
директора (офис-менеджер).
     2. Функции:  Обеспечивает  административную  поддержку  Генерального
директора.  Является  офис-менеджером  в   Административно-исполнительном
отделе.
     3. Какую ценность представляет эта должность для компании?
     Несет  ответственность  за  обеспечение  административной  поддержки
Генерального  директора.  Выполняет  поручения   и   задания,   требующие
ответственности, независимости суждений и мыслей. Обеспечивает ежедневное
руководство Административно-исполнительным отделом.
     4. Кого обслуживает эта должность внутри компании?
     Генерального директора _____________________________________________
     Первого заместителя Генерального директора _________________________
     Весь старший и другой управленческий персонал ______________________
     Административно-исполнительный отдел _______________________________
     5. С какими организациями вне компании  Вы  связаны  по  роду  Вашей
деятельности?
     Представители деловых кругов _______________________________________
     Представители служб ________________________________________________
     Поставщики _________________________________________________________
     Другие _____________________________________________________________
     6. Должностные обязанности
     Как административный ассистент:
     1. Служит основной точкой связи Генерального директора.
     2.  Отвечает  на  все  телефонные  звонки   с     ответственностью и
независимым суждением, обеспечивая соответствующую помощь звонящим.
     3. Координирует внешние встречи и встречи внутри Отдела, относящиеся
к Офису Генерального директора.
     4. Встречает посетителей отдела и  представляет  отдел  Генерального
директора внутренним и внешним коллегам эффективным способом.
     5. Обеспечивает общие  администраторские  функции  для  Генерального
директора, включая, но не ограничиваясь этим:  распределение   входящей и
исходящей  почты  и   меморандумов,   подшивка   документов,   подготовка
корреспонденции и перевод устный и письменный.
     6. Помогает Генеральному директору в специальных  проектах,  включая
распределение  информации,  подготовку  отчетов  и   связанных   с   ними
материалов соответствующему персоналу.
     7. Понимание  административных  процедур  и  протокола,  определение
правильного выбора действий.
     Как Офис-менеджер:
     1.  Обеспечивает   точное   руководство   офисными     функциями для
исполнительного и административного  персонала,  включая   приобретение и
обслуживание офисного оборудования  (мебели,  компьютеров,  копировальных
машин, факсов и т.п.).
     2.  Организует  эффективную  телефонную  систему  для     офисов, ее
техобслуживание и обучение работников ее пользованию.
     3. Решает вопросы безопасности, относящиеся к  оформлению  пропусков
для персонала и т.п.
     4. Организует работу водителей офиса и их экспедицию.
     5.  Отвечает  за  развитие   офисной   политики   и     процедур, их
распределение и исполнение.
     6.  Приобретает  все  принадлежности  для  офиса,    обеспечивает их
хранение и распределение.
     7. Принимает участие  в  разработке,  управлении  и  контролировании
рабочего бюджета офиса и координации выплат из мелкой кассы с  Финансовым
отделом.
     8. Занимается управлением персоналом офиса, включая:
     в координации с  Отделом  кадров  выплат  персоналу,   компенсаций и
соответствующих налогов;
     обучение    подчиненного     персонала         эффективным практикам
(профессиональным стандартам офисного протокола);
     ведение учета персонала, включая дни болезней и отпусков.
     9. Следит за координацией и подготовкой всех документов для визового
оформления работников компании и гостей.
     10. Отслеживает отношения с МИД, ОВИРом и  другими  государственными
учреждениями, связанными с регистрацией иностранного персонала.
     11. Находится в курсе новых изменений законодательства в  Российской
Федерации относительно обработки виз и разрешений на работу.
     12. Разрабатывает политику и процедуры.
     13. Координирует и поддерживает аренду квартир работников  и  служит
связующим  звеном  в  отношениях  арендатора  и  арендодателя,    а также
координирует вопросы техобслуживания квартир.
     14. Служит образцом в разработке и выполнении корпоративных норм.
     7. Порядок подчиненности
     1. Исполнительный ассистент Генерального  директора  (Офис-менеджер)
административно  и  функционально  подчиняется  Генеральному   директору,
заместителю Генерального директора по администрации.
     2. Исполнительный ассистент Генерального  директора  (Офис-менеджер)
руководит работой Приемной и  персоналом  Административно-исполнительного
отдела.
     8. Квалификация,  опыт,  способности  и  обучение,   необходимые для
данной должности
     8.1.    Требубется    высшее    образование    или     эквивалентный
профессиональный опыт или обучение.
     8.2. Навыки организационной и административной работы.
     8.3. Навыки  работы  с  компьютером,  программами  EXСEL  и  другими
программами по менеджменту.
     8.4. Минимум 3 года работы со старшим управленческим персоналом  или
в качестве офис-менеджера.
     8.5.   Чувство   ответственности,   инициативы,    принципиальности,
способность работать по всем задачам с профессиональным подходом.
     8.6. Способность проявлять благоразумие в конфиденциальных  вопросах
и информации.
     8.7.   Эффективные   навыки   общения,   позволяющие      работать с
представителями различных национальностей.
     8.8. Знание языков английского (русского) является необходимым.

С Должностной инструкцией ознакомлен

Дата ______________________________ Подпись _____________________________

Другие инструкции в разделе:
- Должностная инструкция начальника хозяйственного отдела;
- Должностная инструкция заведующего производством (шеф-повара);
- Должностная инструкция художника-конструктора (дизайнера).